I detta sekretessmeddelande finns information om hur dina personuppgifter behandlas och skyddas.

Behandlingsverksamhet: Prisutdelningen till europeiska inkluderings- och mångfaldshuvudstäder 2022

Personuppgiftsansvarig: Europeiska kommissionens generaldirektorat för rättsliga frågor och konsumentfrågor, enheten för åtgärder mot diskriminering och samordning av romska frågor

  1. Inledning

    Europeiska kommissionen (hädanefter ”kommissionen”) är angelägen om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Kommissionen samlar in och behandlar vidare personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

    I detta sekretessmeddelande förklaras skälet till att dina personuppgifter behandlas, hur vi samlar in, hanterar och säkerställer skydd för alla personuppgifter som lämnas, hur den informationen används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Häri anges också närmare kontaktuppgifterna till den personuppgiftsansvarige som du kan utöva dina rättigheter hos, till dataskyddsombudet och till Europeiska datatillsynsmannen.

    Information när det gäller behandlingsverksamheten ”Prisutdelningen till europeiska inkluderings- och mångfaldshuvudstäder” (hädanefter ”priset”) som genomförs av och åt Europeiska kommissionens generaldirektorat för rättsliga frågor och konsumentfrågor presenteras nedan.

  2. Varför och hur behandlar vi dina personuppgifter?

    Vi samlar in dina personuppgifter för följande ändamål:

    • För att informera dig om priset och ge dig de senaste uppdateringarna om priset.
    • För att kommunicera med dig.
    • För att analysera och bedöma ansökan och ta beslut om vinnarna av priset.
    • För att anordna (och potentiellt bjuda in dig till) prisutdelningsceremonin.
    • För att ordna med betalning av din resa och logi ifall din kommun/stad/region blir utvald att vara med på prisutdelningsceremonin (i så fall behandlar vi ytterligare personuppgifter, såsom pass- och ID-kortinformation, i det strikta syftet att underlätta din resa och logi).

    Vi kan behandla dina personuppgifter som en helhet för att bedöma framgången för priset (antal sökande osv.), men informationen kommer inte att användas för något ändamål vid sidan av priset.

    Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, däribland profilering.

  3. På vilka rättsliga grunder behandlar vi dina personuppgifter?

    Vi behandlar dina personuppgifter grundat på artikel 5.1 d i förordning (EU) 2018/1725 (”den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål”).

  4. Vilka personuppgifter samlar vi in och behandlar vidare?

    Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig. I synnerhet din e-postadress, personliga identifieringsuppgifter (namn, titel osv.), yrkesmässiga identifieringsuppgifter (befattning) och vissa elektroniska identifieringsuppgifter (t.ex. inloggningsuppgifter) samlas in genom ansökningsprocessen. Vidare information om dig kan samlas in från offentligt tillgängliga källor (på internet).

    Vi behandlar dina personuppgifter endast om och i den mån du har lämnat samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera särskilda ändamål.

    Det kan också vara nödvändigt att behandla och behålla dina personuppgifter för att följa en juridisk skyldighet som vår institution är underställd (t.ex. måste vi behålla faktureringsuppgifter för att betala dina resor och logi för en viss tidsperiod i enlighet med gällande redovisningslagar – sådana fakturor kan innehålla vissa av dina personuppgifter).

  5. Vad har du för rättigheter och hur kan du utöva dem?

    Du har särskilda rättigheter som ”registrerad person” enligt kapitel III (artikel 14–25) i förordning (EU) 2018/1725, i synnerhet rätten att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och rätten att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. När detta är tillämpligt har du också rätt att invända mot behandlingen eller rätt till dataportabilitet.

    Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till Europeiska kommissionen för den föreliggande behandlingsverksamheten. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att meddela teamet som arbetar med priset på den personuppgiftsansvariges vägnar (på award@eudiversity2022.eu). Tillbakataget samtycke påverkar inte lagligheten för den behandling som utförts innan du tog tillbaka samtycket.

    Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta teamet som arbetar med priset på den personuppgiftsansvariges vägnar (på award@eudiversity2022.eu) eller, i händelse av konflikt, dataskyddsombudet. Vid behov kan du även vända dig till Europeiska datatillsynsmannen. Den kontaktinformationen finns under punkt 9 nedan.

  6. Hur länge behåller vi dina personuppgifter?

    Dina personuppgifter behålls inte längre än vad som är nödvändigt för de ändamål som de samlas in eller behandlas ytterligare för, t.ex. följande:

    1 år från datumet för lanseringen av priset (22.11.2021) för den personliga identifieringsinformation och yrkesmässiga identifieringsuppgifter som behövs för att ansöka om priset och anordna evenemanget (lägg märke till att vi kommer att behålla uppgifter som gäller din kommun/stad/region och din ansökan så länge som behövs för att utföra våra uppgifter av allmänt intresse).

    3 år från datumet för lanseringen av priset (22.11.2021) för din e-postadress.

    Eventuell längre tidsperiod om det är nödvändigt för oss att behålla dina personuppgifter för att följa en juridisk skyldighet som åläggs vår institution (t.ex. måste vi behålla faktureringsuppgifter för att betala dina resor och logi för en viss tidsperiod i enlighet med gällande redovisningslagar – sådana fakturor kan innehålla vissa av dina personuppgifter).

  7. Hur skyddar och övervakar vi dina personuppgifter?

    Alla personuppgifter i elektroniskt format (e-postmeddelanden, dokument, databaser, stora mängder överförda uppgifter osv.) sparas på Europeiska kommissionens och dess leverantörs servrar. All behandlingsverksamhet utförs i enlighet med kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

    Kommissionens leverantörer är bundna till en särskild avtalsparagraf för alla behandlingar av dina uppgifter på kommissionens vägnar, och till de sekretessförpliktelser som härrör från införlivandet av den allmänna dataskyddsförordningen i EU-medlemsstaterna (”GDPR”, förordning (EU) 2016/679).

    För att skydda dina personuppgifter har kommissionen inrättat ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder. Tekniska åtgärder är bl.a. lämpliga insatser för att uppmärksamma internetsäkerhet, risk för förlust av uppgifter, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen medför och karaktären på de personuppgifter som behandlas. Organisatoriska åtgärder är bl.a. att begränsa åtkomsten till personuppgifterna endast till behöriga personer med berättigat behov av att känna till dem för denna behandlingsverksamhets syften.

  8. Vem har tillgång till dina personuppgifter och vem lämnas de ut till?

    Tillgång till dina personuppgifter ges till den personal hos kommissionen som ansvarar för att utföra denna behandlingsverksamhet och till behörig personal enligt principen ”behöver veta”. Sådan personal är skyldig att följa lagar och när så krävs ytterligare sekretessavtal.

    Dina personuppgifter görs tillgängliga för följande mottagare av uppgifter:

    Medarbetare vid europeiska kommissionens generaldirektorat för rättsliga frågor och konsumentfrågor, enheten för åtgärder mot diskriminering och samordning av romska frågor.

    Tipik Communication Agency, ett bolag med begränsat ansvar organiserat enligt lagen i Belgien, med huvudkontor på adressen Avenue de Tervueren 270, 1150 Bryssel (”Tipik”) och dess personal som arbetar med projektet (Tipik kommer att fungera som personuppgiftsbiträde och behandla dina personuppgifter på Europeiska kommissionens vägnar).

    Två oberoende experter som ansvarar för behörighetskontroll och förhandsbedömning av ansökningarna.

    Juryn för priset på EU-nivå.

  9. Kontaktuppgifter

    Personuppgiftsansvarig

    Om du skulle vilja utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller funderingar, eller om du skulle vilja lämna in ett klagomål angående hur dina personuppgifter samlas in och används, får du gärna kontakta teamet som arbetar med priset åt Europeiska kommissionens generaldirektorat för rättsliga frågor och konsumentfrågor, enheten för åtgärder mot diskriminering och samordning av romska frågor, genom kontaktknappen på ansökningssidan. Knappen aktiverar ditt e-postprogram och gör att du kan skicka dina kommentarer till en särskild e-postlåda (award@eudiversity2022.eu). När du skickar ett sådant meddelande samlas dina personuppgifter in endast för att kunna besvara meddelandet.

    Om teamet som ansvarar för postlådan inte kan svara på din fråga, vidarebefordrar de ditt meddelande till en annan tjänst. Du får information via e-post om vilken tjänst din fråga har skickats vidare till.

    Kommissionens dataskyddsombud

    Du kan kontakta dataskyddsombudet (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) angående problem som gäller behandlingen av dina personuppgifter enligt (EU) 2018/1725.

    Europeiska datatillsynsmannen (EDPS)

    Du har rätt att när som helst vända dig till (d.v.s. lämna in ett klagomål till) Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu) om du anser att det gjorts intrång i dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 till följd av den personuppgiftsansvariges behandling av dina personuppgifter.

Tillbaka till toppen