La presente informativa sulla privacy fornisce informazioni sul trattamento e la protezione dei Suoi dati personali.
Operazione di trattamento: Premio Capitale/i europea/e dell’inclusione e della diversità
Titolare del trattamento: Direzione generale per la Giustizia e i consumatori della Commissione europea, unità Antidiscriminazione e coordinamento delle questioni rom
- Introduzione
La Commissione europea (in appresso denominata «la Commissione») si impegna a proteggere i Suoi dati personali e a rispettare la Sua privacy. La Commissione raccoglie e sottopone a ulteriore trattamento i dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001.
La presente informativa sulla privacy illustra le ragioni del trattamento dei Suoi dati personali, il modo in cui si raccoglie, tratta e garantisce la protezione di tutti i dati personali forniti, come tali informazioni sono usate e di quali diritti Lei gode in relazione ai Suoi dati personali. Specifica inoltre i contatti del titolare del trattamento responsabile nei confronti del quale può far valere i Suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
Di seguito sono presentate le informazioni relative all’operazione di trattamento «Premio Capitale/i europea/e dell’inclusione e della diversità» (in appresso denominato «il Premio») intrapresa da e per conto della Direzione generale per la Giustizia e i consumatori.
- Perché e come sono sottoposti a trattamento i Suoi dati personali?
I Suoi dati personali sono raccolti per le seguenti finalità:
- fornirLe informazioni e i più recenti aggiornamenti riguardanti il premio;
- comunicare con Lei;
- analizzare e valutare la candidatura e decidere in merito ai vincitori del premio;
- organizzare (e potenzialmente invitarLa a) la cerimonia di premiazione;
- organizzare il pagamento di viaggio e alloggio nel caso in cui la Sua città/regione sia selezionata per partecipare alla cerimonia di premiazione (in tal caso, tratteremo dati personali aggiuntivi, quali informazioni del passaporto/carta d’identità, esclusivamente allo scopo di agevolare il viaggio e l’alloggio).
I Suoi dati personali possono essere sottoposti a trattamento su base aggregata per valutare il successo del premio (numero di candidati, ecc.), ma le informazioni non saranno usate per alcun altro scopo estraneo al presente premio.
I Suoi dati personali non saranno usati in un processo decisionale automatizzato, profilazione inclusa.
- Qual è il fondamento giuridico del trattamento dei Suoi dati personali?
I Suoi dati personali sono trattati a norma dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (UE) 2018/1725 («l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità»).
- Quali dati personali sono raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento?
Raccogliamo i Suoi dati personali direttamente da Lei. In particolare, attraverso il processo di candidatura sono raccolti l’indirizzo e-mail, i dati di identificazione personale (nome, titolo, ecc.), i dati di identificazione professionale (qualifica) e determinati dati di identificazione elettronica (ad esempio i dettagli di login). Ulteriori informazioni su di Lei possono essere raccolte da fonti accessibili pubblicamente (su Internet).
I Suoi dati personali sono trattati solo nella misura in cui e qualora Lei abbia espresso il consenso al trattamento dei Suoi dati personali per una o più specifiche finalità.
Il trattamento e la conservazione dei Suoi dati personali potrebbero inoltre essere necessari per adempiere a un obbligo giuridico cui l’istituzione è soggetta. Ad esempio, è obbligatorio conservare i dettagli di fatturazione relativi al pagamento di viaggi e alloggio per un determinato periodo di tempo ai sensi delle normative sulla contabilità applicabili; tali fatture possono contenere alcuni dei Suoi dati personali.
- Quali sono i Suoi diritti e come può esercitarli?
Lei gode di specifici diritti in qualità di «interessato» ai sensi del capo III (articoli 14-25) del regolamento UE 2018/1725, in particolare il diritto di ottenere l’accesso ai Suoi dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitare il trattamento dei Suoi dati personali. Se applicabile, gode inoltre del diritto di opporsi al trattamento e del diritto alla portabilità dei dati.
Lei ha acconsentito a fornire i Suoi dati personali alla Commissione europea per la presente operazione di trattamento. Può revocare il Suo consenso in ogni momento comunicandolo al personale che si occupa del premio per conto del titolare del trattamento (scrivendo a award@eudiversity2022.eu). La revoca non avrà alcun impatto sulla legalità del trattamento effettuato prima della revoca del consenso.
Può far valere i Suoi diritti contattando il personale che si occupa del premio per conto del titolare del trattamento (scrivendo a award@eudiversity2022.eu) o, in caso di controversia, il responsabile della protezione dei dati. Se necessario, può inoltre rivolgersi al Garante europeo della protezione dei dati, il cui contatto è fornito di seguito al punto 9.
- Per quanto tempo sono conservati i Suoi dati personali?
I Suoi dati saranno conservati non più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono raccolti o sottoposti a ulteriore trattamento. Ad esempio:
un anno dalla data di avvio del premio (22/11/2021) per le informazioni di identificazione personale e i dati di identificazione professionale necessari per candidarsi al premio e organizzare l’evento (si informa che i dati relativi alla Sua città/regione e candidatura saranno conservati per tutto il tempo necessario a svolgere le operazioni effettuate nell’interesse pubblico);
tre anni dalla data di avvio del premio (22/11/2021) per il Suo indirizzo e-mail;
un periodo di tempo più lungo qualora la conservazione dei Suoi dati personali sia necessaria per adempiere a un obbligo giuridico imposto all’istituzione. Ad esempio, è obbligatorio conservare i dettagli di fatturazione relativi al pagamento di viaggi e alloggio per un determinato periodo di tempo ai sensi delle normative sulla contabilità applicabili; tali fatture possono contenere alcuni dei Suoi dati personali.
- Come sono protetti e salvaguardati i Suoi dati personali?
Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, pacchetti di dati caricati, ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea e del suo collaboratore. Tutte le operazioni di trattamento sono effettuate ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea
I collaboratori della Commissione sono vincolati da una specifica clausola contrattuale per qualsiasi operazione di trattamento dei Suoi dati per conto della Commissione e dagli obblighi di riservatezza derivanti dal recepimento del regolamento generale sulla protezione dei dati negli Stati membri dell’UE(regolamento (UE) 2016/679).
Al fine di proteggere i Suoi dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Le misure tecniche includono azioni adeguate per affrontare la sicurezza online, il rischio di perdita, modifica dei dati o accesso non autorizzato agli stessi, considerando il rischio associato al trattamento e la natura dei dati personali oggetto di trattamento. Le misure organizzative includono la limitazione dell'accesso ai dati personali esclusivamente a persone autorizzate che abbiano la legittima necessità di conoscerli per le finalità della presente operazione di trattamento.
- Chi ha accesso ai Suoi dati personali e a chi sono comunicati?
L’accesso ai Suoi dati personali è fornito al personale della Commissione responsabile della presente operazione di trattamento e al personale autorizzato in base al principio della «necessità di conoscere». Tale personale si attiene agli accordi di legge e, se necessario, ad accordi di riservatezza aggiuntivi.
I Suoi dati personali sono messi a disposizione dei seguenti destinatari:
membri della Direzione generale per la Giustizia e i consumatori della Commissione europea, unità Antidiscriminazione e coordinamento delle questioni rom;
agenzia di comunicazione Tipik, una società a responsabilità limitata di diritto belga, con sede legale in Avenue de Tervueren 270, 1150 Bruxelles («Tipik»), e il personale della stessa che lavora al progetto (Tipik avrà funzioni di titolare del trattamento e tratterà i Suoi dati personali per conto della Commissione europea);
due esperti indipendenti responsabili dei controlli di ammissibilità e della pre-valutazione delle candidature;
giuria del premio a livello dell’UE.
- Contatti
Il titolare del trattamento
Se desidera esercitare i Suoi diritti ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, o in caso di commenti, domande o dubbi, o qualora desideri presentare un reclamo riguardante la raccolta e l’uso dei Suoi dati personali, contatti il personale che si occupa del premio per conto della Direzione generale per la Giustizia e i consumatori della Commissione europea, unità Antidiscriminazione e coordinamento delle questioni rom, attraverso il pulsante di contatto sul sito di candidatura. Tale pulsante avvia automaticamente il Suo programma di e-mail e La invita a inviare i Suoi commenti a uno specifico indirizzo (award@eudiversity2022.eu). Quando invia un messaggio in tal modo, i Suoi dati personali sono raccolti solo ai fini della risposta.
Qualora il personale responsabile dell’indirizzo e-mail non sia in grado di rispondere alla Sua domanda, inoltrerà il suo messaggio a un altro servizio. Sarà informato, tramite e-mail, del servizio al quale la Sua domanda sarà stata inoltrata.
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione
Può contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) in merito a questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725.
Il Garante europeo della protezione dei dati
Lei gode del diritto di ricorrere (ossia di sporgere denuncia) al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu), qualora ritenga che i Suoi diritti ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 siano stati violati in conseguenza del trattamento dei Suoi dati personali da parte del titolare del trattamento.