Denne politik om databeskyttelse indeholder oplysninger om behandling og beskyttelse af dine personoplysninger.
Behandlingsaktivitet: Prisen som europæisk hovedstad for inklusion og mangfoldighed
Dataansvarlig: Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Retlige Anliggender og Forbrugere, Ikke-Forskelsbehandling og Roma-koordinationsenheden
- Indledning
Europa-Kommissionen (herefter kaldet »Kommissionen«) er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og viderebehandler personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (som ophæver forordning (EF) nr. 45/2001).
Denne erklæring om databeskyttelse forklarer årsagerne til, at vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og sikrer beskyttelsen af alle angivne personoplysninger, hvordan vi anvender disse oplysninger og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Den indeholder desuden kontaktoplysninger til den dataansvarlige, som du kan henvende dig til for at udøve dine rettigheder, databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Oplysningerne vedrørende behandlingsaktiviteten "Prisen som europæisk hovedstad for inklusion og mangfoldighed" (herefter "prisen"), som gennemføres af og på vegne af Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Retlige Anliggender og Forbrugere, præsenteres nedenfor.
- Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
Vi indsamler dine personoplysninger med følgende formål:
- at informere dig om prisen og holde dig opdateret om prisen
- at kommunikere med dig
- at analysere og vurdere tilmeldingen og træffe beslutning om, hvem der skal vinde prisen
- at arrangere (og eventuelt invitere dig til) prisoverrækkelsen
- at formidle betaling vedrørende transport og indkvartering, hvis din kommune eller region udvælges til at deltage i prisoverrækkelsen (i dette tilfælde behandler vi flere personoplysninger, herunder pasnummer/oplysninger om identitetskort, som udelukkende vedrører din transport og indkvartering).
Vi vil eventuelt behandle personoplysningerne i samlet form for at vurdere resultatet af prisen (antal tilmeldte osv.), men oplysningerne vil ikke blive brugt til andre formål, som ikke vedrører denne pris.
Dine personoplysninger vil ikke blive anvendt til automatiske afgørelser, herunder profilering.
- På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af artikel 5, stk. 1, litra d, i forordning (EU) 2018/1725 (»Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål«).
- Hvilke personoplysninger indsamler og viderebehandler vi?
Vi indsamler dine personoplysninger direkte fra dig. Særligt indsamler vi din e-mailadresse, personlige identifikationsoplysninger (navn, titel osv.), erhvervsmæssige identifikationsoplysninger (stillingsbetegnelse) og visse elektroniske identifikationsoplysninger (f.eks. loginoplysninger) i løbet af tilmeldingsprocessen. Vi indsamler muligvis flere oplysninger om dig fra offentligt tilgængelige kilder (på internettet).
Vi behandler kun dine personoplysninger, hvis og i det omfang du har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.
Det kan desuden være nødvendigt at behandle og opbevare dine personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler vores institution (for eksempel er vi forpligtet til at opbevare faktureringsoplysninger vedrørende betaling af din transport og indkvartering i en bestemt periode i henhold til gældende regnskabslovgivning – sådanne fakturaer kan indeholde nogle af dine personoplysninger).
- Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?
Du har specifikke rettigheder som »registreret« i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, navnlig ret til at få adgang til, berigtige eller slette dine personoplysninger samt ret til at begrænse behandling af dine personoplysninger. Hvor det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod behandling samt ret til dataportabilitet.
Du har givet samtykke til at give dine personoplysninger til Europa-Kommissionen til nærværende behandlingsaktivitet. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at underrette det team, der afvikler prisen på vegne af den dataansvarlige (på award@eudiversity2022.eu). Tilbagetrækningen berører ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget inden tilbagetrækning af samtykket.
Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte det team, der afvikler prisen på vegne af den dataansvarlige (på award@eudiversity2022.eu), eller – i tilfælde af konflikt – databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Dennes kontaktoplysninger er anført i punkt 9 nedenfor.
- Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer ikke dine personoplysninger længere, end det er nødvendigt for de formål, til hvilke de blev indsamlet eller viderebehandlet, f.eks.:
1 år fra datoen for lancering af prisen (22/11/2021) for så vidt angår personlige identifikationsoplysninger og erhvervsmæssige identifikationsoplysninger, der er nødvendige i forbindelse med tilmelding til prisen og tilrettelæggelse af arrangementet (bemærk, at vi opbevarer oplysninger om din kommune eller region, så længe det er nødvendigt for at udføre vores opgaver, der foretages i offentlighedens interesse).
3 år fra datoen for lancering af prisen (22/11/2021) for så vidt angår din e-mailadresse.
En hvilken som helst længere periode, i det omfang det er nødvendigt at opbevare dine personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler vores institution (for eksempel er vi forpligtet til at opbevare faktureringsoplysninger vedrørende betaling af din transport og indkvartering i en bestemt periode i henhold til gældende regnskabslovgivning – sådanne fakturaer kan indeholde visse af dine personoplysninger).
- Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede batcher af data osv.) opbevares på servere, der tilhører Europa-Kommissionen og dennes kontrahent. Alle behandlingsaktiviteter udføres i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.
Kommissionens kontrahent er bundet af en specifik kontraktbestemmelse for så vidt angår alle behandlingsaktiviteter på vegne af Kommissionen vedrørende dine oplysninger og af de fortrolighedsforpligtelser, der hidrører fra transpositionen af den generelle forordning om databeskyttelse i EU’s medlemsstater (»GDPR«, forordning (EU) 2016/679).
For at kunne beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende handlinger i forbindelse med onlinesikkerhed, risiko for tab eller ændring af oplysninger eller uautoriseret adgang, under hensyntagen til den risiko, som behandlingen udgør, og de behandlede personoplysningers beskaffenhed. De organisatoriske foranstaltninger omfatter at begrænse adgangen til personoplysningerne udelukkende til autoriserede personer med legitimt behov for at få adgang til dem i forbindelse med denne behandlingsaktivitets formål.
- Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
Der gives adgang til dine personoplysninger til det personale hos Kommissionen, der har ansvar for at gennemføre denne behandlingsaktivitet, og til autoriseret personale på baggrund af nødvendighedsprincippet. Dette personale har underskrevet lovpligtige aftaler og, hvor det måtte være nødvendigt, andre fortrolighedsaftaler.
Dine personoplysninger gøres tilgængelige for følgende datamodtagere:
Medlemmer af Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Retlige Anliggender og Forbrugere, Afdelingen for Ikke-Forskelsbehandling og Roma-koordination.
Kommunikationsbureauet Tipik, som er et selskab med begrænset ansvar i henhold til belgisk lovgivning, med hjemsted på Avenue de Tervueren 270, 1150 Bruxelles (»Tipik«), og dettes personale, der arbejder på projektet (Tipik fungerer som databehandler og behandler dine personoplysninger på vegne af Europa-Kommissionen).
To uafhængige eksperter med ansvar for egnethed kontrollerer og forhåndsvurderer ansøgningerne.
Prisens jury på EU-plan.
- Kontaktoplysninger
Den dataansvarlige
Hvis du vil udøve dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, eller hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil indgive en klage i forbindelse med indsamling og brug af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte det team, der afvikler prisen på vegne af Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Retlige Anliggender og Forbrugere, Afdelingen for Ikke-Forskelsbehandling og Roma-koordination. Det kan du gøre via kontaktknappen på tilmeldingswebstedet. Denne knap aktiverer dit e-mailprogram, hvor igennem du kan sende dine kommentarer til en særlig postkasse (award@eudiversity2022.eu). Når du sender en sådan meddelelse, indsamler vi dine personoplysninger for at kunne svare dig.
Hvis din henvendelse ikke kan besvares af det team, der har ansvar for postkassen, videresender de din e-mail til en anden tjeneste. Du vil få besked via e-mail om, hvilken tjeneste din henvendelse er blevet videresendt til.
Kommissionens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) med henvendelser vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse
Du har ret til at henvende dig (dvs. du kan indgive en klage) til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.