Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů obsahuje informace o zpracovávání a ochraně Vašich osobních údajů.
Operace zpracování: Cena Evropská hlavní města začleňování a rozmanitosti
Správce údajů: Generální ředitelství Evropské komise pro spravedlnost a spotřebitele, oddělení nediskriminace a koordinace romských záležitostí
- Úvod
Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit Vaše osobní údaje a respektovat Vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).
Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů vysvětluje důvod zpracovávání Vašich osobních údajů, způsob, jakým všechny poskytnuté osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a zajišťujeme jejich ochranu, jak se tyto informace používají a jaká práva v souvislosti se svými osobními údaji máte. Prohlášení také uvádí kontaktní údaje příslušného správce údajů, s jehož pomocí můžete uplatňovat svá práva, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování „Cena Evropská hlavní města začleňování a rozmanitosti“ (dále jen „cena“), která se provádí jménem Generálního ředitelství Evropské komise pro spravedlnost a spotřebitele.
- Proč a jak zpracováváme Vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely:
- abychom Vás mohli informovat o soutěži o cenu a poskytovat Vám nejnovější informace o ceně;
- abychom s Vámi mohli komunikovat;
- abychom mohli analyzovat a posuzovat přihlášky a abychom mohli rozhodnout o výhercích cen;
- abychom mohli uspořádat slavnostní předání cen (a potenciálně Vás na něj pozvat);
- abychom mohli zařídit úhradu Vaší cesty a ubytování v případě, že Vaše město/region bude vybrán(o), aby se zúčastnil(o) slavnostního předání cen (v takovém případě budeme zpracovávat další osobní údaje, například číslo Vašeho cestovního pasu nebo občanského průkazu, a to výhradně pro potřeby Vaší cesty a ubytování).
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat souhrnně pro posouzení úspěchu ceny (počet účastníků atd.), ale tyto informace nebudou použity k žádnému jinému účelu mimo tuto cenu.
Vaše osobní údaje se nebudou používat k automatizovanému rozhodování včetně profilování.
- Na základě jakých právních důvodů zpracováváme Vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme na základě článku 5 odst. 1 písm. d nařízení (EU) 2018/1725 („subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů“).
-
Jaké osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
Vaše osobní údaje shromažďujeme přímo od Vás. V rámci procesu přihlášení shromáždíme zejména Vaši e-mailovou adresu, osobní identifikační údaje (jméno, oslovení atd.), profesní identifikační údaje (označení pracovního místa) a některé elektronické identifikační údaje (např. přihlašovací údaje). Další informace o Vás mohou být shromážděny z veřejně dostupných zdrojů (na internetu).
Vaše osobní údaje zpracováváme, pouze pokud jste udělili souhlas se zpracováváním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.
Zpracovávání a uchovávání Vašich osobních údajů může být také nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se vztahuje na naši instituci (podle příslušných účetních právních předpisů máme například povinnost po určitou dobu uchovat fakturační údaje týkající se platby za Vaše cesty a ubytování – a takové faktury mohou obsahovat některé Vaše osobní údaje).
- Jaká jsou Vaše práva a jak je můžete uplatňovat?
Podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 máte jako „subjekt údajů“ určitá práva, zejména právo na přístup k osobním údajům, právo opravit či vymazat osobní údaje a právo omezit zpracování osobních údajů. Podle okolností máte také právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů nebo právo na přenositelnost osobních údajů.
Poskytli jste souhlas s tím, že Evropské komisi sdělíte osobní údaje pro současnou operaci zpracování. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat tak, že informujete tým, který soutěž o cenu organizuje jménem správce údajů. Odvoláním nebude nijak dotčena legitimnost zpracovávání prováděné před odvoláním souhlasu.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na tým, který soutěž o cenu organizuje, jako na zástupce správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se také můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Příslušné kontaktní údaje najdete níže v bodu 9.
- Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme?
Vaše osobní údaje nebudeme uchovávat déle, než je nutné pro účely, pro něž je shromažďujeme nebo dále zpracováváme, např.:
1 rok od data zahájení soutěže o cenu (22. 11. 2021) v případě Vašich osobních identifikačních údajů a profesních identifikačních údajů nezbytných pro přihlášení do soutěže a uspořádání akce (upozorňujeme, že údaje o Vašem městě/regionu a v souvislosti s přihláškou budeme uchovávat tak dlouho, dokud to bude nutné pro splnění našich úkolů prováděných ve veřejném zájmu);
3 roky od data zahájení soutěže o cenu (22. 11. 2021) v případě Vaší e-mailové adresy;
jakékoli delší období, pokud je uchovávání Vašich osobních údajů nezbytné pro to, abychom splnili právní povinnost, která se vztahuje na naši instituci (podle příslušných účetních právních předpisů máme například povinnost po určitou dobu uchovat fakturační údaje týkající se platby za Vaše cesty a ubytování – a takové faktury mohou obsahovat některé Vaše osobní údaje).
- Jak Vaše osobní údaje chráníme?
Veškeré osobní údaje v elektronické podobě (e-maily, dokumenty, databáze, odeslané dávky dat atd.) se ukládají na serverech Evropské komise a její dodavatelské společnosti. Všechny operace zpracování se provádějí podle rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením pro jakékoli operace zpracování Vašich údajů jménem Komise a povinností zachování důvěrnosti vyplývající z provedení obecného nařízení o ochraně údajů v členských státech EU („GDPR“ – nařízení (EU) 2016/679).
Za účelem ochrany Vašich osobních údajů Komise zavedla řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří náležité kroky pro ochranu bezpečnosti on-line, rizika ztráty dat, pozměnění údajů nebo neoprávněný přístup, s ohledem na riziko spojené se zpracováním a charakterem zpracovávaných osobních údajů. Mezi organizační opatření patří omezení přístupu k osobním údajům výhradně na oprávněné osoby, které mají opodstatněnou potřebu tyto informace znát pro účely této operace zpracování.
- Kdo má přístup k Vašim osobním údajům a komu jsou zpřístupněny?
Přístup k Vašim osobním údajům je poskytnut pracovníkům Komise, kteří zodpovídají za provádění této operace zpracování a oprávněným osobám podle zásady „potřeba vědět“. Tito pracovníci dodržují zákonné, a – pokud jsou požadovány – také další dohody o důvěrnosti.
Vaše osobní údaje jsou k dispozici následujícím příjemcům údajů:
pracovníci Generálního ředitelství Evropské komise pro spravedlnost a spotřebitele, oddělení nediskriminace a koordinace romských záležitostí;
komunikační agentura Tipik, společnost s ručením omezeným zřízená podle právních předpisů Belgie, se sídlem na adrese Avenue de Tervueren 270, 1150 Brusel („Tipik“) a její pracovníci pracující na projektu (Tipik bude působit jako zpracovatel osobních údajů a bude Vaše osobní údaje zpracovávat jménem Evropské komise);
dva nezávislí odborníci odpovědní za kontrolu způsobilosti a předběžné hodnocení přihlášek;
porota na úrovni EU pro udělení cen.
- Kontaktní informace
Správce údajů
Pokud chcete uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo pokud máte komentáře, otázky či obavy nebo pokud chcete podat stížnost ohledně shromažďování a používání Vašich osobních údajů, neváhejte se obrátit na tým, který soutěž o cenu organizuje jménem Generálního ředitelství Evropské komise pro spravedlnost a spotřebitele, oddělení nediskriminace a koordinace romských záležitostí, a to prostřednictvím kontaktního tlačítka na stránce pro přihlášení. Toto tlačítko aktivuje Váš e-mailový software a vyzve Vás k odeslání komentářů do zvláštní e-mailové schránky (award@eudiversity2022.eu). Když takovou zprávu odešlete, Vaše osobní údaje budou shromážděny pouze za účelem odpovědi.
Pokud tým zodpovědný za e-mailovou schránku nebude schopen otázku zodpovědět, přepošle Váš e-mail jinému oddělení. E-mailem budete informováni, kterému oddělení byla Vaše otázka přeposlána.
Pověřenec Komise pro ochranu osobních údajů
Na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) se můžete obracet ve věcech, které souvisí se zpracováváním Vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725.
Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)