Cette déclaration de confidentialité fournit des informations relatives au traitement et à la protection de vos données à caractère personnel.
Traitement: Prix de la/des capitale(s) européenne(s) de l’inclusion et de la diversité
Responsable du traitement: Direction générale de la justice et des consommateurs de la Commission européenne, unité de non-discrimination et de coordination des questions relatives aux Roms
- Introduction
La Commission européenne (ci-après «la Commission») s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. La Commission procède à la collecte et au traitement ultérieur des données à caractère personnel conformément au règlement (EU) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes, organismes et agences de l’Union et à la libre circulation de ces données (abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001).
Cette déclaration de confidentialité expose la finalité du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont nous collectons, traitons et assurons la protection de toutes les données à caractère personnel, la façon dont ces informations sont utilisées, ainsi que les droits dont vous jouissez concernant vos données à caractère personnel. Il comprend également les coordonnées des responsables du traitement compétents auprès desquels vous pouvez exercer vos droits, les délégués à la protection des données et le contrôleur européen de la protection des données.
Les informations relatives au traitement de l’opération «Prix de la/des Capitale(s) européenne(s) de l’inclusion et de la diversité» (ci-après «Prix») effectué par et au nom de la Direction générale de la justice et des consommateurs de la Commission européenne sont présentées ci-dessous.
- Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Nous collectons vos données à caractère personnel aux fins suivantes:
- Pour vous informer sur le Prix et vous faire part des dernières actualités en la matière;
- Pour communiquer avec vous;
- Pour analyser et évaluer votre candidature et sélectionner les lauréats du Prix;
- Pour organiser (et éventuellement vous inviter à) la cérémonie de remise des Prix;
- Pour prendre les dispositions nécessaires afin de procéder au paiement de vos frais de voyage et d’hébergement si votre village/ville/région est sélectionné pour assister à la cérémonie de remise des Prix (auquel cas nous traiterons d’autres informations à caractère personnel, telles que les informations de passeport ou de carte d’identité, à la seule fin de faciliter votre voyage et votre hébergement).
Nous sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel, de manière agrégée, afin d’évaluer le succès du Prix (nombre de participants, etc.), mais ces informations ne seront pas utilisées à d’autres fins que celles prévues par le règlement du Prix.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées pour la prise de décision automatisée, y compris le profilage.
- Sur quelle base juridique traitons-nous vos données à caractère personnel?
Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de l’article 5, paragraphe 1, point d, du règlement (UE) 2018/1725 («la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques»).
- Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et traitons?
Nous collectons vos données à caractère personnel directement auprès de vous. Plus particulièrement, les informations suivantes sont collectées lors du processus de candidature: votre adresse e-mail, vos données d’identification personnelle (nom, titre, etc.), vos données d’identification professionnelle (titre du poste) et certaines données d’identification électronique (notamment les données de connexion). D’autres informations vous concernant peuvent être collectées à partir de sources accessibles au public (sur Internet).
Nous ne traitons vos données à caractère personnel que si et dans la mesure où vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à une ou plusieurs fins spécifiques.
Le traitement et la conservation de vos données à caractère personnel peuvent également s’avérer nécessaires pour remplir une obligation légale à laquelle notre institution est soumise (par ex. nous sommes tenus de conserver les données de facturation pour le paiement de vos frais de voyage et d’hébergement pendant une certaine période, conformément à la législation comptable applicable – ces factures peuvent contenir certaines de vos données à caractère personnel).
- Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?
En tant que «personne concernée», vous jouissez de droits spécifiques énoncés au chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, notamment du droit d’accès, de rectification ou d’effacement de vos données à caractère personnel et du droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, vous avez également le droit d’opposition au traitement ou à la portabilité des données.
Vous avez consenti à fournir vos données à caractère personnel à la Commission européenne pour le présent traitement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en informant l’équipe en charge de la gestion du Prix pour le compte du responsable du traitement (à l’adresse suivante: award@eudiversity2022.eu). Ce retrait n’affectera pas la licéité du traitement effectué avant le retrait de votre consentement.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant l’équipe en charge de la gestion du Prix pour le compte du responsable du traitement (à l’adresse suivante: award@eudiversity2022.eu), ou en cas de conflit, le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.
- Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles sont collectées ou traitées ultérieurement, par exemple:
1 an à compter de la date de lancement du Prix (22/11/2021) pour les informations d’identification personnelle et les données d’identification professionnelle nécessaires pour présenter une candidature au Prix et organiser l’événement (veuillez noter que nous conserverons les données relatives à votre village/ville/région et à votre candidature aussi longtemps que nécessaire pour accomplir nos tâches effectuées dans l’intérêt public);
3 ans à compter de la date de lancement du Prix (22/11/2021) pour votre adresse e-mail;
Une période plus longue si la conservation de vos données à caractère personnel nous est nécessaire afin de respecter une obligation légale imposée à notre institution (par ex. nous sommes tenus de conserver les données de facturation pour le paiement de vos frais de voyage et d’hébergement pendant une certaine période conformément à la législation comptable applicable – ces factures peuvent contenir certaines de vos données à caractère personnel).
- Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel sous format électronique (e-mails, documents, bases de données, lots de données téléchargées, etc.) sont stockées sur les serveurs de la Commission européenne et de son contractant. Le traitement de ces données est effectué conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
Les contractants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique concernant tout traitement de vos données pour le compte de la Commission, et par les obligations de confidentialité découlant de la transposition du règlement général sur la protection des données dans les États membres de l’UE (règlement «RGPD» (UE) 2016/679).
Afin de protéger vos données à caractère personnel, la Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et prévenir le risque de perte de données, d’altération des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque présenté par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées qui ont un besoin légitime d’en avoir connaissance aux fins du traitement.
- Qui a accès à vos données à caractère personnel et avec qui sont-elles partagées?
Le personnel de la Commission responsable du traitement et le personnel autorisé sur la base du principe du «besoin d’en avoir connaissance» ont accès à vos données à caractère personnel. Ces employés respectent les accords de confidentialité prévus par la loi et, le cas échéant, les accords de confidentialité supplémentaires.
Vos données à caractère personnel sont mises à la disposition des destinataires des données suivants:
Les membres de la Direction générale de la justice et des consommateurs de la Commission européenne, unité de non-discrimination et de coordination des questions relatives aux Roms.
Tipik Communication Agency, société à responsabilité limitée constituée en vertu du droit belge, dont le siège social est situé Avenue de Tervueren 270, 1150 Bruxelles «Tipik») et son personnel travaillant sur le projet (Tipik agira en tant que sous-traitant et traitera vos données à caractère personnel pour le compte de la Commission européenne);
Deux experts indépendants chargés du contrôle d’éligibilité et de la pré-évaluation des candidatures.
Le jury de l’UE qui décerne le Prix.
- Coordonnées
Responsable du traitement
Si vous souhaitez exercer les droits que vous confère le règlement (UE) 2018/1725 ou nous faire part de vos commentaires, questions ou préoccupations, ou si vous souhaitez déposer une plainte concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel, veuillez contacter l’équipe en charge du Prix pour le compte de la Direction générale de la justice et des consommateurs de la Commission européenne, unité de non-discrimination et de coordination des questions relatives aux Roms, à l’aide du bouton «contact» sur le site de candidature. Ce bouton active votre logiciel de messagerie et vous invite à envoyer vos commentaires à une boîte de messagerie spécifique. Lorsque vous envoyez un tel message, vos données à caractère personnel sont uniquement collectées afin d’y répondre.
Si l’équipe responsable de la boîte de messagerie n’est pas en mesure de répondre à votre question, elle transfèrera votre e-mail à un autre service. Vous serez informé, par e-mail, du service auquel votre question a été transférée.
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour les questions liées au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.
Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (par ex. si vous déposez une plainte) (edps@edps.europa.eu) si vous estimez que vos droits au titre du règlement (EU) 2018/1725 n’ont pas été respectés à la suite du traitement de vos données à caractère personnel par le responsable du traitement.