Az adatvédelmi szabályzat személyes adatainak kezelésével és védelmével kapcsolatos információkat tartalmaz.
Adatkezelési művelet: A befogadás és a sokszínűség európai fővárosa(i) díj
Adatkezelő: Az Európai Bizottság Jogérvényesülési és Fogyasztópolitikai Főigazgatósága, Megkülönböztetésmentességi és romakoordinációval foglalkozó osztály
- Bevezetés
Az Európai Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) elkötelezi magát személyes adatainak védelme és magánéletének tiszteletben tartása mellett. A személyes adatokat a Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló (és a 45/2001/EK rendeletet hatályon kívül helyező) 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelettel összhangban gyűjti és kezeli.
A jelen adatvédelmi nyilatkozat elmagyarázza, hogy miért gyűjtünk személyes adatokat, hogyan történik a megadott személyes adatok gyűjtése, kezelése és védelmének biztosítása, hogyan használjuk ezeket az adatokat, valamint hogy milyen jogokkal rendelkezik személyes adataival kapcsolatban. A nyilatkozat tartalmazza azon illetékes adatkezelő kapcsolattartási adatait, amelyhez fordulva gyakorolhatja jogait, valamint az európai adatvédelmi biztos és az európai adatvédelmi tisztviselő kapcsolattartási adatait is.
Az Európai Bizottság Jogérvényesülési és Fogyasztópolitikai Főigazgatósága által és nevében végrehajtott, a befogadás és a sokszínűség európai fővárosa(i) díj (a továbbiakban: díj) adatkezelési műveletével kapcsolatos információkat alább találja.
- Miért és hogyan dolgozzuk fel személyes adatait?
Személyes adatait a következő célokra gyűjtjük:
- hogy tájékoztassuk a díjról és az azzal kapcsolatos legújabb tudnivalókról;
- hogy kommunikálni tudjunk a pályázókkal;
- hogy megvizsgáljuk és értékeljük a beérkező pályázatokat, valamint hogy kiválasszuk a díj nyerteseit;
- hogy megszervezzük a díjátadó ünnepséget (és adott esetben meghívjuk rá);
- hogy megtegyük a szükséges intézkedéseket az utazási és szállásköltségek tekintetében, amennyiben a városát/régióját kiválasztották a díjátadó ünnepségen való részvételre (ebben az esetben további személyes adatokat dolgozunk fel, többek között az útlevél vagy a személyazonosító igazolvány adatait, szigorúan az utazással és szállással kapcsolatos ügyintézés megkönnyítése érdekében).
Megtörténhet, hogy személyes adatait aggregált alapon dolgozzuk fel a díj (pályázók száma stb.) sikerének felmérése érdekében, de az adatokat nem használjuk a díjjal kapcsolatos célokon kívül.
Személyes adatait nem használjuk automatizált döntéshozatalra, ideértve a profilalkotást is.
- Milyen jogalapon kezeljük személyes adatait?
Személyes adatait az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének d) pontja alapján kezeljük („az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez”).
- Milyen személyes adatokat gyűjtünk, és melyek esetében történik további adatkezelés?
Személyes adatait közvetlenül öntől gyűjtjük. A jelentkezési eljárás során elsősorban a következő adatokat gyűjtjük: e-mail-cím, személyazonosító adatok (név, megszólítás stb.), szakmai azonosító adatok (munkahelyi beosztás), valamint bizonyos elektronikus azonosító adatok (pl. bejelentkezési adatok). Megtörténhet, hogy további adatokat nyilvánosan hozzáférhető forrásokból (az internetről) gyűjtünk.
Személyes adatait csak abban az esetben és kizárólag addig a mértékig kezeljük, amennyiben és amilyen mértékben hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez.
Személyes adatainak kezelése és megőrzése az intézményünkre alkalmazandó jogi követelményeknek való megfelelés miatt is szükséges lehet (például meghatározott ideig meg kell őriznünk az utazási és szállásköltségekkel kapcsolatos számlákat az alkalmazandó számviteli jogszabályoknak megfelelően – az ilyen számlák tartalmazhatnak bizonyos személyes adatokat).
- Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja őket?
Az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezete (14–25. cikkek) értelmében ún. „érintettként” konkrét jogai vannak személyes adataival kapcsolatban, többek között a hozzáféréshez, a helyesbítéshez, a törléshez, valamint az adatkezelés korlátozásához való jog. Adott esetben élhet az adatkezeléssel szembeni tiltakozáshoz vagy az adathordozhatósághoz való jogával.
Hozzájárult ahhoz, hogy megadja személyes adatait az Európai Bizottságnak a jelen adatkezelési művelet céljára. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja, amennyiben értesíti a díj szervezésével foglalkozó, az adatkezelő által megbízott csapatot (award@eudiversity2022.eu). A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
Hozzájárulását bármikor visszavonhatja, amennyiben értesíti a díj szervezésével foglalkozó, az adatkezelő által megbízott csapatot (award@eudiversity2022.eu); konfliktus esetén forduljon az adatvédelmi tisztviselőhöz. Szükség esetén forduljon az európai adatvédelmi biztoshoz. Az európai adatvédelmi biztos kapcsolattartási adatai a 9. pontban találhatók.
- Mennyi ideig őrizzük meg személyes adatait?
Személyes adatait kizárólag az adatkezelés vagy a további feldolgozás céljainak eléréséhez szükséges ideig tároljuk, például:
a díjra való jelentkezéshez és az esemény megszervezéséhez szükséges személyazonosításra alkalmas adatok és a szakmai azonosító adatok esetében a díj meghirdetésétől (2021. november 22.) számított egy évig (felhívjuk figyelmét, hogy a városával/régiójával és a pályázatával kapcsolatos adatokat mindaddig megőrizzük, amíg az adatkezelés közérdekű feladat végrehajtásához szükséges);
az e-mail-címe esetében a díj meghirdetésétől (2021. november 22.) számított három évig;
személyes adatainak ennél hosszabb ideig tartó megőrzése az intézményünkre alkalmazandó jogi követelményeknek való megfelelés miatt szükséges (például meghatározott ideig meg kell őriznünk az utazási és szállásköltségekkel kapcsolatos számlákat az alkalmazandó számviteli jogszabályoknak megfelelően – az ilyen számlák tartalmazhatnak bizonyos személyes adatokat).
- Hogyan védjük és őrizzük személyes adatait?
Az elektronikus formában (e-mailek, dokumentumok, adatbázisok, feltöltött adatok stb.) rendelkezésre álló személyes adatokat az Európai Bizottság és annak alvállalkozója által működtetett kiszolgálókon tároljuk. Az adatkezelési műveleteket az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozat értelmében hajtják végre.
A Bizottság alvállalkozóira konkrét szerződéses záradék vonatkozik az adatoknak a Bizottság nevében történő feldolgozásával, valamint az általános adatvédelmi rendelet (EU) 2016/679 rendelet) uniós tagállamok általi átültetéséből eredő titoktartási kötelezettségekkel kapcsolatban.
Személyes adatainak védelme érdekében a Bizottság egy sor technikai és szervezési intézkedést vezetett be. A technikai intézkedések közé tartoznak többek között az online biztonság fenntartásával, az adatvesztés kockázatával, az adatok megváltoztatásával vagy az adatokhoz való jogosulatlan hozzáféréssel kapcsolatos megfelelő műveletek, figyelembe véve a feldolgozással kapcsolatos kockázatokat és a feldolgozott személyes adatok jellegét. A szervezési intézkedések közé tartozik például a személyes adatokhoz való hozzáférés korlátozása kizárólag azon jogosult személyekre, akik a feldolgozási művelet céljából jogosultsággal rendelkeznek a szükséges ismeret elve alapján.
- Ki férhet hozzá személyes adataihoz, illetve kinek engedünk betekintést adataiba?
Személyes adataihoz az adatkezelési művelet végrehajtásáért felelős bizottsági személyzet és a megfelelő felhatalmazással rendelkező személyzet férhet hozzá a szükséges ismeret elve alapján. A személyzet betartja a jogszabályi kötelezettségeket és – amennyiben szükséges – a kiegészítő titoktartási megállapodásokat.
Személyes adatait a következő címzetteknek továbbítjuk:
az Európai Bizottság Jogérvényesülési és Fogyasztópolitikai Főigazgatóságának Megkülönböztetésmentességi és romakoordinációval foglalkozó osztályának tagjai.
a Tipik Communication Agency, a belga jogszabályok alapján működő korlátolt felelősségű társaság, amelynek bejegyzett székhelye: Avenue de Tervueren 270, 1150 Brüsszel (a továbbiakban: Tipik), valamint a projekten dolgozó személyzete (a Tipik adatkezelőként jár el, és személyes adatait az Európai Bizottság megbízásából kezeli);
két független szakértő, akik a beérkező pályázatok elfogadhatósági ellenőrzéséért és előzetes értékeléséért felelősek.
a díj uniós szintű zsűrije.
- Kapcsolattartási adatok
Adatkezelő
Amennyiben gyakorolni szeretné az (EU) 2018/1725 rendeletben foglalt jogait, vagy észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt szeretne benyújtani személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, lépjen kapcsolatba a díj szervezésével foglalkozó, az Európai Bizottság Jogérvényesülési és Fogyasztópolitikai Főigazgatóságának a Megkülönböztetésmentességi és romakoordinációval foglalkozó osztálya által megbízott csapattal a jelentkezési oldal kapcsolattartási gombjára kattintva. A gomb aktiválja az e-mail-kezelőjét, amelynek segítségével elküldheti észrevételeit az erre a célra létrehozott e-mail-címre (award@eudiversity2022.eu). Üzenet küldésekor személyes adatokat gyűjtünk a válaszadás érdekében.
Amennyiben az e-mail-fiókért felelős csapat nem tud választ adni a kérdésére, továbbítani fogja megkeresését egy másik szolgálatnak. E-mailben tájékoztatást kap arról, hogy kérdését melyik szolgálatnak továbbították.
A Bizottság adatvédelmi tisztviselője
Személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet értelmében történő kezelésével kapcsolatos problémák esetén kapcsolatba léphet az adatvédelmi tisztviselővel (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Az európai adatvédelmi biztos
Joga van az európai adatvédelmi biztoshoz fordulni (vagyis panaszt nyújthat be) (edps@edps.europa.eu), amennyiben úgy ítéli meg, hogy a személyes adatainak kezelése következtében az adatkezelő megsértette az (EU) 2018/1725 rendeletben foglalt jogait.