Ta izjava o zasebnosti vsebuje informacije o obdelavi in varstvu vaših osebnih podatkov.

Postopek obdelave: Nagrade evropskih prestolnic vključevanja in raznolikosti

Upravljavec podatkov: Generalni direktorat Evropske komisije za pravosodje in potrošnike, enota za nediskriminacijo in usklajevanje romskih vprašanj

  1. Uvod

    Evropska komisija (v nadaljevanju »Komisija«) je zavezana zaščiti vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Zbiranje in nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov izvaja Komisija v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

    Ta izjava o zasebnosti pojasnjuje razlog za obdelavo vaših osebnih podatkov, način zbiranja, obravnave in zagotavljanja zaščite vseh posredovanih osebnih podatkov, kako se te informacije uporabljajo in kakšne pravice imate v zvezi z vašimi osebnimi podatki. Navedeni so tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

    Spodaj so predstavljene informacije v zvezi postopkom obdelave za »Nagrade evropskih prestolnic vključevanja in raznolikosti« (v nadaljnjem besedilu »nagrada«), ki ga izvaja Generalni direktorat Evropske komisije za pravosodje in potrošnike ali se izvaja v njegovem imenu.

  2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?

    Vaše osebne podatke zbiramo za naslednje namene:

    • za obveščanje in pošiljanje najnovejših novic o nagradi;
    • za komunikacijo z vami;
    • za analizo in ocenjevanje prijave in izbiro prejemnikov nagrade;
    • za organizacijo slovesne podelitve nagrad (in po možnosti za pošiljanje vabil na ta dogodek);
    • za ureditev plačila vašega potovanja in nastanitve v primeru, da je vaše mesto/regija izbrano za udeležbo na podelitvi nagrad (v takem primeru bomo obdelali dodatne osebne podatke, kot so podatki o potnem listu/osebni izkaznici, strogo z vidika olajšanja vašega potovanja in namestitve).

    Vaše osebne podatke lahko obdelujemo na zbirni osnovi, da ocenimo uspešnost nagrade (število prijaviteljev itd.), vendar se podatki ne bodo uporabljali za noben drug namen izven te nagrade.

    Vaši osebni podatki ne bodo uporabljeni za avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem.

  3. Na kakšni pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?

    Vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi člena 5(1)(d) Uredbe (EU) 2018/1725 (»posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je dal soglasje za obdelavo njegovih osebnih podatkov za enega ali več specifičnih namenov«) .

  4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo?

    Zbiramo vaše osebne podatke, ki jih pridobimo neposredno od vas. V postopku prijave se zbirajo zlasti vaš e-poštni naslov, osebni identifikacijski podatki (ime, naziv itd.), poklicni identifikacijski podatki (naziv delovnega mesta) in nekateri elektronski identifikacijski podatki (npr. podatki za prijavo). Dodatne informacije o vas lahko zberemo iz javno dostopnih virov (na internetu).

    Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu in v obsegu z vašim soglasjem za obdelavo vaših osebnih podatkov za enega ali več specifičnih namenov.

    Obdelava in hramba vaših osebnih podatkov bo morda potrebna tudi zaradi skladnosti s pravnimi obveznostmi, ki jih mora izpolnjevati naša institucija (na primer, v skladu z veljavnimi računovodskimi predpisi moramo za določeno obdobje hraniti podatke o izdaji računov za plačilo vaših stroškov potovanja in nastanitve – na takih računih so lahko navedeni nekateri vaši osebni podatki).

  5. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

    Kot »posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki«, imate v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725 posebne pravice, zlasti pravico do dostopa, popravka ali izbrisa vaših osebnih podatkov in pravico do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov. Kjer je to mogoče, imate tudi pravico do ugovora obdelavi ali pravico do prenosljivosti podatkov.

    Soglašali ste s posredovanjem vaših osebnih podatkov Evropski komisiji za trenutni postopek obdelave. Privolitev lahko kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite ekipo, ki izvaja postopke v zvezi z nagrado v imenu upravljavca podatkov (na naslov award@eudiversity2022.eu). Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, ki se je izvajala, preden ste preklicali privolitev.

    Svoje pravice lahko uveljavljate tako, da se obrnete na ekipo, ki izvaja postopke v zvezi z nagrado v imenu upravljavca podatkov (na naslov award@eudiversity2022.eu), ali, v primeru spora, na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni pod točko 9 spodaj.

  6. Koliko časa hranimo vaše osebne podatke?

    Vaši osebni podatki se ne bodo hranili dlje, kot je potrebno za namene, za katere se zbirajo ali nadalje obdelujejo, npr.:

    1 leto od datuma uvedbe nagrade (22. 11. 2021) za osebne identifikacijske podatke in poklicne identifikacijske podatke, ki so potrebni za prijavo na nagrado in organizacijo dogodka (upoštevajte, da bomo podatke, ki so povezani z vašim krajem/mestom/regijo in prijavo, hranili toliko časa, kot je potrebno za doseganje naših nalog, ki se izvajajo v javnem interesu);

    vaš elektronski naslov hranimo tri leta od datuma začetka natečaja za nagrado (22. 11. 2021);

    za kakršno koli daljše obdobje, če je hramba vaših osebnih podatkov potrebna za skladnost s pravnimi obveznostmi, ki jih mora izpolnjevati naša institucija (na primer, v skladu z veljavnimi računovodskimi predpisi moramo za določeno obdobje hraniti podatke o izdaji računov za plačilo vaših stroškov potovanja in nastanitve – na takih računih so lahko navedeni nekateri vaši osebni podatki).

  7. Kako zagotavljamo varstvo in zaščito vaših osebnih podatkov?

    Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, baze podatkov, naloženi paketi podatkov itd.) so shranjeni na strežnikih Evropske komisije in njenega izvajalca. Vse operacije obdelave se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

    Izvajalce Komisije zavezuje posebna pogodbena klavzula za vse postopke obdelave vaših podatkov v imenu Komisije in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz prenosa Splošne uredbe o varstvu podatkov v državah članicah EU (»Splošna uredba o varstvu podatkov« Uredba (EU) 2016/679).

    Komisija je za zagotovitev varstva vaših osebnih podatkov vzpostavila številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spreminjanja podatkov ali nepooblaščenega dostopa, ob upoštevanju tveganja, ki ga predstavlja obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejevanje dostopa do osebnih podatkov izključno pooblaščenim osebam, ki za namene tega postopka obdelave upravičeno morajo biti seznanjeni z njimi.

  8. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se podatki lahko razkrijejo?

    Dostop do vaših osebnih podatkov je omogočen osebju Komisije, ki je odgovorno za izvajanje tega postopka obdelave, in pooblaščenemu osebju v skladu z načelom »potrebe po seznanjenosti«. Takšno osebje spoštuje zakonske in po potrebi dodatne sporazume o zaupnosti.

    Dostop do vaših osebnih podatkov se omogoči naslednjim uporabnikom podatkov:

    Članom Generalnega direktorata Evropske komisije za pravosodje in potrošnike, enota za nediskriminacijo in usklajevanje romskih vprašanj.

    Komunikacijski agenciji Tipik, podjetju z omejeno odgovornostjo, organizirano po belgijski zakonodaji, s sedežem na Avenue de Tervueren 270, 1150 Bruselj (»Tipik«) in njenemu osebju, ki dela na projektu (podjetje Tipik bo delovalo kot obdelovalec podatkov in bo obdelovalo vaše osebne podatke v imenu Evropske komisije).

    Dvema neodvisnima strokovnjakoma, ki sta odgovorna za preverjanje izpolnjevanja pogojev in predhodno oceno prijav.

    Žiriji za nagrado na ravni EU.

  9. Kontaktni podatki

    Upravljavec podatkov

    Če želite uveljavljati svoje pravice v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali če imate pripombe, vprašanja ali pomisleke ali če želite vložiti pritožbo v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov, vas prosimo, da prek kontaktnega gumba na spletnem mestu za prijavo stopite v stik z ekipo, ki vodi nagrado v imenu Generalnega direktorata Evropske komisije za pravosodje in potrošnike, enota za nediskriminacijo in usklajevanje romskih vprašanj. Ta gumb aktivira vašo programsko opremo za e-pošto in vas vabi, da svoje komentarje pošljete v določen nabiralnik (award@eudiversity2022.eu). Ko pošljete takšno sporočilo, se vaši osebni podatki zbirajo samo za namen odgovora.

    Če ekipa, ki je odgovorna za poštni predal, ne more odgovoriti na vaše vprašanje, bo vašo e-pošto posredovala drugi službi. O tem, kateri službi je bilo vaše vprašanje posredovano, boste obveščeni po elektronski pošti.

    Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

    V zvezi z vprašanji o obdelavi vaših osebnih podatkov na podlagi Uredbe (EU) št. 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

    Evropski nadzornik za varstvo podatkov

    Če menite, da so kot rezultat obdelave vaših osebnih podatkov s strani upravljavca podatkov kršene vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, imate pravico, da se obrnete (tj. lahko vložite pritožbo) na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu)

 

Nazaj na vrh