Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan henkilötietojesi käsittelystä ja suojelusta.

Käsittelytoimi: Euroopan osallisuuden ja monimuotoisuuden pääkaupunkien palkinnot

Rekisterinpitäjä: Euroopan komission oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosasto, syrjimättömyyden ja romaniasioiden koordinoinnin yksikkö

  1. Johdanto

    Euroopan komissio (jäljempänä ”komissio”) on sitoutunut henkilötietojesi suojeluun ja yksityisyytesi kunnioittamiseen. Komissio noudattaa henkilötietojen keräämisessä ja myöhemmässä käsittelyssä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta.

    Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miksi käsittelemme henkilötietojasi, miten keräämme ja käsittelemme niitä, miten varmistamme kaikkien keräämiemme henkilötietojen turvallisuuden, miten tietoja käytetään ja mitä henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia sinulla on. Selosteessa myös annetaan tietojen käsittelystä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan sekä Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot, joihin voit ottaa yhteyttä halutessasi käyttää oikeuksiasi.

    Jäljempänä annetaan tietoa Euroopan osallisuuden ja monimuotoisuuden pääkaupunkien palkintoihin (jäljempänä ”palkinto”) liittyvistä Euroopan komission oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosaston tekemistä sekä sen puolesta tehdyistä käsittelytoimista.

  2. Miksi ja miten käsittelemme henkilötietojasi?

    Keräämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

    • tiedon jakaminen palkinnosta sekä palkintoon liittyvistä ajankohtaisista asioista tiedottaminen
    • viestintä kanssasi
    • kilpailuvastausten analysointi ja arviointi sekä palkinnon voittajien valinta
    • palkintoseremonian järjestäminen (ja mahdollisesti sinun kutsumisesi sinne)
    • matka- ja majoituskustannuksistasi huolehtiminen, jos kuntasi/kaupunkisi/alueesi valitaan osallistumaan palkintoseremoniaan (siinä tapauksessa käsittelemme muitakin henkilötietoja, kuten passi-/henkilökorttitiedot, mutta ainoastaan matkojesi ja majoituksesi järjestämistä varten).

    Voimme käsitellä henkilötietojasi koostettuina palkinnon suosion arviointia varten (osallistujien lukumäärän ja muiden vastaavien tietojen selvittämiseen), mutta näitä tietoja ei käytetä mihinkään tämän palkintokampanjan ulkopuolisiin tarkoituksiin.

    Henkilötietojasi ei käytetä automatisoituihin päätöksiin, profilointi mukaan luettuna.

  3. Millä oikeusperusteella käsittelemme henkilötietojasi?

    Käsittelemme henkilötietojasi asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohdan mukaisesti (”rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten”).

  4. Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme myöhemmin?

    Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta. Hakemusprosessin yhteydessä kerätään etenkin sähköpostiosoitteesi, henkilöllisyyteen liittyvät tiedot (nimi, puhuttelu jne.), ammattiin liittyvät tiedot (työtitteli) ja tietyt sähköiset tunnistetiedot (esim. kirjautumistiedot). Lisätietoja sinusta voidaan kerätä yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

    Käsittelemme henkilötietojasi vain jos ja vain siltä osin kuin olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaan erityistä tarkoitusta varten.

    Henkilötietojesi käsittely ja säilytys voi olla tarpeen myös toimielintämme koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa meitä säilyttämään matkojesi ja majoituksesi maksamisen laskutustietoja tietyn ajan, ja näissä laskuissa voi olla joitakin henkilötietojasi).

  5. Mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit käyttää niitä?

    ”Rekisteröitynä” sinulla on tiettyjä oikeuksia asetuksen (EU) 2018/1725 luvun III (14–25 artikla) mukaisesti, etenkin oikeudet saada pääsy henkilötietoihisi, oikeus oikaista tai poistaa henkilötietojasi sekä oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Soveltuvissa tapauksissa sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tai oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

    Olet suostunut antamaan henkilötietosi Euroopan komissiolle tätä käsittelytointa varten. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla asiasta palkintoa rekisterinpitäjän puolesta hoitavalle tiimille (osoitteeseen award@eudiversity2022.eu). Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

    Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä palkintoa rekisterinpitäjän puolesta hoitavaan tiimiin (osoitteessa award@eudiversity2022.eu) tai ristiriitatilanteessa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Nämä yhteystiedot on annettu jäljempänä kohdassa 9.

  6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

    Henkilötietojasi säilytetään, kunnes niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, esimerkiksi seuraavasti:

    henkilötietoja ja ammatillisia tietoja, joita tarvitaan kilpailuun osallistumiseen ja tapahtuman järjestämiseen, säilytetään 1 vuoden ajan palkinnon julkaisupäivästä (22.11.2021) (huomaa, että säilytämme kuntaasi/kaupunkiisi/alueeseesi ja osallistumiseesi liittyvät tiedot niin kauan kuin on tarpeen yhteisen edun mukaisten tehtäviemme hoitamiseen)

    sähköpostiosoitetta säilytetään 3 vuotta palkinnon julkaisupäivästä (22.11.2021)

    tietoja voidaan säilyttää mikä tahansa tätä pidempi aika, jos henkilötietojesi käsittely ja säilytys on tarpeen toimielintämme koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa meitä säilyttämään matkojesi ja majoituksesi maksamisen laskutustietoja tietyn ajan, ja näissä laskuissa voi olla joitakin henkilötietojasi).

  7. Miten suojelemme ja turvaamme henkilötietojasi?

    Kaikki elektronisessa muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tietoerät jne.) on tallennettu Euroopan komission ja sen sopimuskumppanin palvelimille. Kaikissa käsittelytoimissa noudatetaan komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46, annettu 10 päivänä tammikuuta 2017, viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

    Komission sopimuskumppaneita sitovat kaikkia komission puolesta tiedoillesi tehtyjä käsittelytoimia koskeva erityinen sopimusehto sekä EU:n jäsenvaltioiden yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR” asetus (EU) 2016/679) luottamuksellisuusvelvoitteet.

    Komissio on tehnyt useita teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojesi suojelemiseksi. Teknisiin toimiin sisältyvät soveltuvat toimenpiteet, joilla voidaan parantaa verkon turvallisuutta, vähentää tietojen häviämisen tai muuttamisen riskiä ja estää luvaton pääsy tietoihin ottaen huomioon käsittelyn aiheuttama riski sekä käsiteltävien henkilötietojen luonne. Organisatorisina toimenpiteinä pääsy henkilötietoihin rajataan vain valtuutetuille henkilöille, joilla on oikeutettu tarve saada tietää tiedot tämän käsittelytoimen tarkoituksia varten.

  8. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja kenelle tietoja luovutetaan?

    Henkilötietoihisi on pääsy komission henkilöstöllä, joka hoitaa tätä käsittelytointa, sekä luvan saaneella henkilöstöllä, jonka tarvitsee tietää tiedot tehtäviensä suorittamiseen. Tämä henkilöstö noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia sekä tarvittaessa sen lisäksi solmittuja vaitiolovelvollisuussopimuksia.

    Henkilötietosi luovutetaan seuraaville tahoille:

    Euroopan komission oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosasto, syrjimättömyyden ja romaniasioiden koordinoinnin yksikkö

    Tipik Communication Agency, osakeyhtiö, joka on perustettu Belgian lakien mukaisesti ja jonka rekisteröity toimipaikka on osoitteessa Avenue de Tervueren 270, 1150 Bryssel (jäljempänä ”Tipik”) sekä Tipikin tämän projektin parissa työskentelevälle henkilöstölle (Tipik toimii henkilötietojen käsittelijänä Euroopan komission puolesta)

    kaksi riippumatonta asiantuntijaa, jotka tekevät kilpailuvastauksille kelpoisuustarkastuksen ja esikarsinnan

    voittajat valitseva EU-tason tuomaristo.

  9. Yhteystiedot

    Rekisterinpitäjä

    Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi, esittää kommentteja tai kysymyksiä tai kertoa huolenaiheistasi, ota yhteys Euroopan komission oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosaston syrjimättömyyden ja romaniasioiden koordinoinnin yksikön puolesta palkintoa hoitavaan tiimiin osallistumissivun yhteydenottopainikkeella. Voit myös tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä tai käytöstä. Tämä painike käynnistää sähköpostiohjelmasi ja voit lähettää kommenttisi erityiseen sähköpostiosoitteeseen (award@eudiversity2022.eu). Kun lähetät viestin, henkilötietosi kerätään vain vastausta varten.

    Jos sähköpostin hoitamisesta vastaava tiimi ei pysty vastaamaan kysymykseesi, viesti välitetään eteenpäin toiselle palvelulle. Saat sähköpostitse tiedon siitä, mille palvelulle kysymyksesi on välitetty.

    Komission tietosuojavastaava

    Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä asioissa.

    Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

    Sinulla on oikeus saattaa asia Euroopan tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (eli voit tehdä valituksen) osoitteeseen edps@edps.europa.eu jos katsot, että asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi on rikottu rekisterinpitäjän käsitellessä henkilötietojasi.

Takaisin ylös