Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności zawiera informacje o przetwarzaniu i ochronie Państwa danych osobowych.
Proces przetwarzania: Nagrody „Europejska(-ie) Stolica(-e) Inkluzywności i Różnorodności”
Administrator danych: Dyrekcja Generalna Komisji Europejskiej ds. Sprawiedliwości i Konsumentów, Dział ds. niedyskryminacji i koordynacji działań dotyczących Romów
- Wstęp
Komisja Europejska (dalej „Komisja”), dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ochronę Państwa danych osobowych i Państwa prywatności. Komisja gromadzi i następnie przetwarza dane osobowe na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych (uchylającego rozporządzenie (WE) nr 45/2001).
Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności zawiera omówienie podstaw przetwarzania Państwa danych osobowych, metod ich gromadzenia i obchodzenia się z nimi, metod zapewniania ochrony powierzonych danych i sposobu ich wykorzystywania, a także informacje o przysługujących Państwu prawach w związku z Państwa danymi osobowymi. Wskazuje ono również dane do kontaktu z odpowiednim Administratorem danych, umożliwiające wykonanie przysługujących Państwu praw, z wyznaczonym Inspektorem ochrony danych oraz z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych.
Informacje o działaniach związanych z przetwarzaniem danych w ramach nagrody „Europejska(-ie) Stolica(-e) Inkluzywności i Różnorodności” (zwanej dalej „Nagrodą”), podejmowanych przez Dyrekcję Generalną Komisji Europejskiej ds. Sprawiedliwości i Konsumentów i w jej imieniu, zostały przedstawione poniżej.
- Dlaczego oraz w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe?
Państwa dane osobowe gromadzone są przez nas w następujących celach:
- aby informować Państwa o Konkursie i przesyłać najnowsze informacje z nim związane,
- aby się z Państwem komunikować,
- aby przeanalizować i ocenić zgłoszenia oraz wybrać zwycięzców Konkursu,
- aby zorganizować ceremonię wręczenia Nagród (oraz potencjalnie zaprosić Państwa do udziału w niej),
- aby pokryć koszty Państwa podróży i zakwaterowania w przypadku, gdy Państwa miejscowość/miasto/region zostanie wybrane(-y) do uczestnictwa w ceremonii wręczenia Nagród (w takim przypadku będziemy przetwarzać dodatkowe Państwa dane osobowe, takie jak informacje paszportowe / informacje o dokumencie tożsamości, wyłącznie w związku z ułatwieniem Państwu podróży i zakwaterowania).
Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w postaci zagregowanej, aby ocenić sukces Konkursu (liczba zgłoszeń itp.), jednak informacje takie nie zostaną wykorzystane w jakimkolwiek innym celu poza tym Konkursem.
Państwa dane osobowe nie zostaną wykorzystane na potrzeby zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
- Jaka jest podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych?
Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 5 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (UE) 2018/1725 („osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów”).
- Które dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?
Dane osobowe są nam powierzane bezpośrednio przez Państwa. W procesie składania aplikacji gromadzone są w szczególności dane takie jak adres e-mail, dane osobowe umożliwiające identyfikację (imię i nazwisko, tytuł itd.), dane zawodowe umożliwiające identyfikację (nazwa stanowiska) oraz pewne dane w formie elektronicznej umożliwiające identyfikację (np. dane dotyczące logowania). Więcej informacji na Państwa temat może zostać zgromadzonych z publicznie dostępnych źródeł (internetowych).
Przetwarzamy Państwa dane osobowe jedynie w sytuacji, gdy udzielili Państwo zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, oraz w takim zakresie, w jakim wyrazili Państwo na to zgodę.
Przetwarzanie i przechowywanie Państwa danych osobowych może być także niezbędne do zaspokojenia wymogów prawa, któremu podlega nasza instytucja (na przykład zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami prawa rachunkowości jesteśmy zobligowani do przechowywania przez określony czas danych fakturowych na potrzeby pokrycia kosztów Państwa podróży i zakwaterowania, a faktury takie mogą zawierać niektóre Państwa dane osobowe).
- Jakie przysługują Państwu prawa i w jaki sposób mogą je Państwo wykonać?
Jako „osoby, których dane dotyczą”, mają Państwo określone prawa na mocy rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725, w szczególności prawo dostępu do danych osobowych, sprostowania ich lub usunięcia, a także prawo do ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych. Tam, gdzie stosowne, mają Państwo także prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania lub prawo do przenoszenia danych.
Wyrazili Państwo zgodę na przekazanie Państwa danych osobowych Komisji Europejskiej na potrzeby obecnego procesu przetwarzania. Mogą Państwo wycofać zgodę w dowolnym momencie, powiadamiając zespół prowadzący Konkurs w imieniu Administratora danych (pod adresem award@eudiversity2022.eu). Wycofanie zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania, do którego doszło przed wycofaniem zgody.
Mogą Państwo wykonać swoje prawa, kontaktując się z zespołem prowadzącym Konkurs w imieniu Administratora danych (pod adresem award@eudiversity2022.eu), a w przypadku konfliktu należy się kontaktować z Inspektorem ochrony danych. Jeśli to konieczne, mogą Państwo także zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Te dane kontaktowe zawarte zostały w pkt. 9. poniżej.
- Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?
Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, do których zostały zebrane lub były przetwarzane, np.:
rok od daty otwarcia Konkursu (2021-11-22) w przypadku danych osobowych umożliwiających identyfikację oraz danych zawodowych umożliwiających identyfikację niezbędnych do zgłoszenia do Konkursu oraz zorganizowania tego wydarzenia (zwracamy uwagę, że będziemy przechowywać dane związane z Państwa miejscowością/miastem/regionem i zgłoszeniem do Konkursu tak długo, jak to będzie konieczne w celu wykonania zadań realizowanych w interesie publicznym),
trzy lata od daty otwarcia Konkursu (2021-11-22) w przypadku Państwa adresów e-mail,
przez dowolnie dłuższy okres, jeśli przechowywanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega nasza instytucja (na przykład zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami prawa rachunkowości jesteśmy zobligowani do przechowywania przez określony czas danych fakturowych na potrzeby pokrycia kosztów Państwa podróży i zakwaterowania, a faktury takie mogą zawierać pewne Państwa dane osobowe).
- W jaki sposób chronimy i zabezpieczamy Państwa dane osobowe?
Wszelkie dane osobowe w formie elektronicznej (wiadomości e-mail, dokumenty, bazy danych, wgrane pakiety danych itd.) przechowywane są na serwerach Komisji Europejskiej i jej wykonawcy. Wszelkie procesy przetwarzania przeprowadzane są zgodnie z decyzją Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej.
Wykonawcy Komisji są zobowiązani szczególnym zapisem umownym dotyczącym wszelkich procesów przetwarzania Państwa danych w imieniu Komisji oraz zobowiązaniem do zachowania poufności wywodzącym się z transpozycji ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w państwach członkowskich UE (rozporządzenie „RODO” – rozporządzenie (UE) 2016/679).
W celu ochrony Państwa danych osobowych Komisja podjęła szereg środków technicznych i organizacyjnych. Środki techniczne obejmują odpowiednie działania w odniesieniu do bezpieczeństwa on-line, ryzyka utraty danych, zmiany danych lub nieuprawnionego dostępu do danych, wziąwszy pod uwagę ryzyko stwarzane przez proces przetwarzania oraz charakter przetwarzanych danych osobowych. Środki organizacyjne obejmują ograniczenie dostępu do danych osobowych tylko i wyłącznie do uprawnionych osób, mających prawnie uzasadnioną potrzebę ich poznania w celu przeprowadzenia niniejszego procesu przetwarzania.
- Kto ma dostęp do Państwa danych osobowych i komu są one powierzane?
Dostęp do Państwa danych osobowych mają pracownicy Komisji odpowiedzialni za proces przetwarzania oraz upoważnieni pracownicy zgodnie z zasadą „wiedzy koniecznej”. Pracownicy ci przestrzegają wymogów ustawowych, a także, gdy jest to wymagane, zapisów dodatkowych umów o zachowaniu poufności.
Państwa dane osobowe są udostępniane następującym odbiorcom danych:
pracownikom Działu ds. niedyskryminacji i koordynacji działań dotyczących Romów Dyrekcji Generalnej Komisji Europejskiej ds. Sprawiedliwości i Konsumentów;
agencji ds. komunikacji Tipik, spółce z ograniczoną odpowiedzialnością podlegającej przepisom prawa belgijskiego, z siedzibą przy Avenue de Tervueren 270, 1150 Bruksela („Tipik”) i jej pracownikom pracującym nad tym projektem (Tipik będzie działać jako podmiot przetwarzający dane i będzie przetwarzać Państwa dane osobowe w imieniu Komisji Europejskiej);
dwóm niezależnym ekspertom odpowiedzialnym za sprawdzenie kwalifikowalności oraz wstępną ocenę zgłoszeń;
unijnemu jury Konkursu.
- Informacje kontaktowe
Administrator danych
Jeśli chcieliby Państwo wyegzekwować swoje prawa na mocy rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub jeśli mają Państwo uwagi, pytania lub wątpliwości, bądź chcą Państwo złożyć skargę dotyczącą gromadzenia i wykorzystywania Państwa danych osobowych, zachęcamy do kontaktu z zespołem prowadzącym Konkurs w imieniu Dyrekcji Generalnej Komisji Europejskiej ds. Sprawiedliwości i Konsumentów, Działu ds. niedyskryminacji i koordynacji działań dotyczących Romów poprzez przycisk kontaktu na stronie składania zgłoszeń do Konkursu. Przycisk ten aktywuje Państwa program poczty e-mail i umożliwia wysłanie komentarzy na określony adres e-mail (award@eudiversity2022.eu). Gdy wysyłają Państwo taką wiadomość, Państwa dane osobowe są gromadzone jedynie na potrzeby udzielenia odpowiedzi.
Jeśli zespół odpowiedzialny za wskazany adres e-mail nie będzie w stanie odpowiedzieć na Państwa pytanie, przekaże Państwa wiadomość e-mail innym służbom. Za pośrednictwem wiadomości e-mail zostaną Państwo poinformowani o tym, które służby otrzymały Państwa zapytanie.
Inspektor ochrony danych z ramienia Komisji
W odniesieniu do kwestii związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych na mocy rozporządzenia (UE) 2018/1725 mogą się Państwo skontaktować z Inspektorem ochrony danych (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD)
Przysługuje Państwu prawo do odwołania się (tj. złożenia skargi) do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (edps@edps.europa.eu), jeśli uważają Państwo, że Państwa prawa na mocy rozporządzenia (UE) 2018/1725 zostały naruszone w wyniku przetwarzania Państwa danych osobowych przez Administratora danych.