V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa poskytujú informácie o spracovaní a ochrane vašich osobných údajov.
Spracovateľská operácia: Ocenenie pre európske hlavné mesto(-á) začlenenia a rozmanitosti
Kontrola údajov: Generálne riaditeľstvo Európskej komisie pre spravodlivosť a spotrebiteľov, oddelenie pre nediskrimináciu a koordináciu rómskych záležitostí
- Úvod
Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala k ochrane vašich osobných údajov a k rešpektovaniu vášho súkromia. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami a o voľnom pohybe takýchto údajov (ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001).
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa vysvetľuje dôvod spracúvania vašich osobných údajov, spôsob, akým získavame a spracúvame všetky poskytnuté osobné údaje a zabezpečujeme ich ochranu, ako sa tieto informácie používajú a aké práva máte vo vzťahu k svojim osobným údajom. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa údajov, u ktorého môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Nižšie sa uvádzajú informácie o spracovateľskej operácii, ktorú v súvislosti s „Ocenením pre európske hlavné mesto(-á) začlenenia a rozmanitosti“ (ďalej len „Ocenenie“) vykonáva Generálne riaditeľstvo Európskej komisie pre spravodlivosť a spotrebiteľov, alebo ktorá sa vykonáva v jeho mene.
- Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
Osobné údaje získavame na tieto účely:
- informovať vás o ocenení a poskytovať vám najnovšie informácie o ocenení,
- komunikovať s vami,
- analyzovať a posudzovať žiadosti a rozhodnúť o víťazoch ocenenia,
- zorganizovať (a potenciálne vás pozvať na) slávnostné udeľovanie cien,
- zabezpečiť platbu za cestu a ubytovanie v prípade, že je vaše mesto vybrané/váš región vybraný na účasť na slávnostnom odovzdávaní cien (v takom prípade spracujeme ďalšie osobné údaje, napríklad pasy/občianske preukazy, výlučne s cieľom uľahčiť vám cestovanie a ubytovanie).
Vaše osobné údaje môžeme na agregovanom základe spracúvať, aby sme mohli posúdiť úspešnosť ocenenia (počet žiadateľov atď.), tieto informácie však nebudú použité na iné účely okrem tohto ocenenia.
Vaše osobné údaje nebudú použité na automatické rozhodovanie vrátane profilovania.
- Na ako právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe článku 5 ods. 1 písm. d) nariadenia (EÚ) 2018/1725 („dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely“).
- Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
Osobné údaje získavame priamo od vás. V priebehu prihlasovania na ocenenie sa získavajú najmä údaje, ako vaša e-mailová adresa, osobné identifikačné údaje (meno, titul atď.), identifikačné údaje v súvislosti s povolaním (názov pozície) a určité elektronické identifikačné údaje (napr. prihlasovacie údaje). Ďalšie informácie o vás sa môžu získavať z verejne prístupných zdrojov (na internete).
Vaše osobné údaje spracúvame len vtedy a v takom rozsahu, ak ste súhlasili so spracovaním svojich osobných údajov na jeden alebo viacero konkrétnych účelov.
Spracovanie a uchovávanie vašich osobných údajov môže byť nevyhnutné aj na splnenie zákonnej povinnosti, ktorej podlieha naša inštitúcia (podľa platných účtovných zákonov sme napríklad povinní uchovávať počas určitého obdobia fakturačné údaje týkajúce sa platieb za vaše cestovné a ubytovanie – takéto faktúry môžu obsahovať niektoré vaše osobné údaje).
- Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?
Ako „dotknutá osoba“ podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte osobitné práva, najmä právo na prístup k svojim osobným údajom, ich opravu alebo vymazanie, a právo obmedziť spracúvanie svojich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu alebo právo na prenosnosť údajov.
Súhlasili ste, že Európskej komisii poskytnete svoje osobné údaje na súčasnú spracovateľskú operáciu. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite tímu, ktorý prevádzkuje ocenenie v mene prevádzkovateľa údajov (na adrese award@eudiversity2022.eu). Odvolanie súhlasu nebude mať vplyv na zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním súhlasu.
Svoje práva môžete uplatniť tak, že sa obrátite na tím, ktorý prevádzkuje ocenenie v mene prevádzkovateľa údajov (na adrese award@eudiversity2022.eu), alebo v prípade konfliktu úradníka pre ochranu údajov. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné informácie sú uvedené v bode 9 nižšie.
- Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje nebudú uchovávané dlhšie, než je potrebné na účely, na ktoré boli získané alebo ďalej spracované, napr.:
1 rok od dátumu vyhlásenia ocenenia (22/11/2021), pokiaľ ide o osobné identifikačné údaje a profesionálne identifikačné údaje potrebné na prihlásenie na získanie ocenenia a organizáciu podujatia (upozorňujeme, že budeme uchovávať údaje týkajúce sa vášho mesta/regiónu a prihlášku tak dlho, ako bude potrebné na plnenie našich úloh vykonávaných vo verejnom záujme),
3 roky od dátumu vyhlásenia ocenenia (22/11/2021), pokiaľ ide o vašu e-mailovú adresu,
akékoľvek dlhšie obdobie uchovávania vašich osobných údajov je nevyhnutné, aby sme si splnili zákonnú povinnosť uloženú našej inštitúcii (podľa platných účtovných zákonov sme napríklad povinní uchovávať počas určitého obdobia fakturačné údaje týkajúce sa platieb za vaše cestovné a ubytovanie – takéto faktúry môžu obsahovať niektoré vaše osobné údaje).
- Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory s údajmi atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie a jej dodávateľa. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú v súlade s rozhodnutím Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
Dodávatelia Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou v súvislosti s každou spracovateľskou operáciou týkajúcou sa vašich údajov v mene Komisie a povinnosťou zachovávať mlčanlivosť vyplývajúcu z transpozície všeobecného nariadenia o ochrane údajov v členských štátoch EÚ (nariadenie (EÚ) 2016/679 – GDPR).
V záujme ochrany vašich osobných údajov Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení. Technické opatrenia zahŕňajú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmien údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných osobných údajov. Medzi organizačné opatrenia patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výhradne pre oprávnené osoby, ktoré majú oprávnenú potrebu poznať tieto údaje na účely spracovateľskej operácie.
- Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa sprístupňujú?
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom v súlade so zásadou „potreba vedieť“. Takíto zamestnanci dodržiavajú zákonné a v prípade potreby aj dodatočné dohody o zachovaní mlčanlivosti.
Vaše osobné údaje sú k dispozícii týmto príjemcom údajov:
pracovníci oddelenia pre nediskrimináciu a koordináciu rómskych záležitostí Generálneho riaditeľstva Európskej komisie pre spravodlivosť a spotrebiteľov.
Tipik Communication Agency, spoločnosť s ručením obmedzeným zriadená podľa belgických právnych predpisov, so sídlom na Avenue de Tervueren 270, 1150 Brusel (ďalej len „Tipik“) a jej zamestnanci pracujúci na projekte (Tipik bude konať ako spracovateľ údajov a spracúvať vaše osobné údaje v mene Európskej komisie),
dvaja nezávislí odborníci zodpovední za kontrolu oprávnenosti a predbežné posúdenie prihlášok.
porota na úrovni EÚ, ktorá vyberie víťazov ocenenia.
- Kontaktné informácie
Prevádzkovateľ údajov
Ak by ste chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak chcete podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, neváhajte a obráťte sa na tím, ktorý prevádzkuje ocenenie v mene Generálneho riaditeľstva Európskej komisie pre spravodlivosť a spotrebiteľov, oddelenia pre nediskrimináciu a koordináciu rómskych záležitostí, a to prostredníctvom tlačidla kontaktu na webovej lokalite na prihlásenie na ocenenie. Týmto tlačidlom sa aktivuje váš e-mailový softvér a zobrazí sa výzva na odoslanie pripomienok do konkrétnej e-mailovej schránky (award@eudiversity2022.eu). Po odoslaní takejto správy sa získavajú vaše osobné údaje len na účely odpovede.
Ak tím zodpovedný za e-mailovú schránku nedokáže odpovedať na vašu otázku, odošle váš e-mail inej službe. E-mailom budete informovaní o tom, ktorej službe bola vaša otázka odoslaná.
Úradník Komisie pre ochranu údajov
Pokiaľ ide o otázky týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom údajov boli porušené vaše práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa (t. j. môžete podať sťažnosť) na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu).