Deze privacyverklaring bevat informatie over de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens.
Verwerking: Prijzen voor Europese hoofdstad/-steden voor inclusie en diversiteit
Verwerkingsverantwoordelijke: Directoraat-generaal voor Justitie en Consumentenzaken, Non-discriminatie en Coördinatie Romabeleid
- Introductie
De Europese Commissie (hierna „de Commissie") hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).
Deze privacyverklaring licht de reden toe waarom we uw persoonsgegevens verzamelen, de wijze waarop we de verstrekte gegevens verzamelen, behandelen en de bescherming ervan verzekeren, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hierin staan ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke waar u uw rechten kunt uitoefenen, de Functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking van de “Prijzen voor Europese hoofdstad/-steden voor inclusie en diversiteit” (hierna “Prijs”) door en namens het directoraat-generaal Justitie en Consumentenzaken van de Europese Commissie.
- Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
We verzamelen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- om u te informeren over de prijs en u op de hoogte te stellen van het laatste nieuws over de prijs;
- om met u te communiceren;
- om de inschrijving te analyseren en beoordelen, en te bepalen wie de prijswinnaars zijn;
- om de prijsuitreiking te organiseren (en u hier eventueel voor uit te nodigen);
- om de betaling voor uw reis en verblijf te voldoen indien uw stad/gemeente/regio wordt geselecteerd om de prijsuitreiking bij te wonen (in dat geval zullen we aanvullende persoonsgegevens, zoals paspoort- of identiteitskaartgegevens, uitsluitend verwerken om uw reis en verblijf te faciliteren).
We kunnen uw persoonsgegevens in geaggregeerde vorm verwerken om het succes van de prijs (aantal deelnemers etc.) te beoordelen, maar de informatie zal voor geen enkel ander doel dan deze prijs worden gebruikt.
Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.
- Op welke juridische gronden verwerken we uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens op basis van artikel 5(1)(d) van Verordening (EU) 2018/1725 („de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden").
- Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
We verzamelen uw persoonsgegevens direct van u. Met name uw e-mailadres, persoonlijke identificatiegegevens (naam, titel, etc.), professionele identificatiegegevens (functietitel) en bepaalde elektronische identificatiegegevens (bv. logingegevens) worden via het inschrijvingsproces verzameld. Mogelijk wordt aanvullende informatie over u verzameld uit openbaar beschikbare bronnen (op internet).
We verwerken uw persoonsgegevens alleen indien en voor zover u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
De verwerking en bewaring van uw persoonsgegevens kan ook noodzakelijk zijn om een wettelijke verplichting na te komen waaraan onze instelling is onderworpen (volgens toepasselijke boekhoudwetgeving zijn we bijvoorbeeld verplicht om de factuurgegevens voor de betaling van uw reis en verblijf gedurende een bepaalde periode te bewaren; deze facturen kunnen bepaalde persoonsgegevens van u bevatten).
- Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?
U hebt als „betrokkene” specifieke rechten uit hoofde van hoofdstuk III (artikel 14-25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op inzage, rectificatie en wissing van uw persoonsgegevens en het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. In voorkomend geval hebt u ook het recht tegen de verwerking bezwaar te maken of het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
U hebt toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verstrekken aan de Europese Commissie voor de onderhavige verwerking. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door middel van een kennisgeving aan het team dat de prijs namens de gegevensverantwoordelijke organiseert (via award@eudiversity2022.eu). De intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd vóór de intrekking van uw toestemming onverlet.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met het team dat de prijs namens de gegevensverantwoordelijke organiseert (via award@eudiversity2022.eu), of, in geval van conflict, met de Functionaris voor gegevensbescherming. Indien noodzakelijk kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. De betreffende contactinformatie staat hieronder vermeld onder punt 9.
- Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt, o.a.:
1 jaar vanaf de datum van de lancering van de prijs (22/11/2021) voor de persoonlijke identificatiegegevens en de professionele identificatiegegevens die noodzakelijk zijn voor de inschrijving voor de prijs en de organisatie van het evenement (houdt u er rekening mee dat we gegevens met betrekking tot uw bedrijf en inschrijving zo lang bewaren als nodig is voor de vervulling van de taken die door ons in het algemeen belang worden verricht;
3 jaar vanaf de datum van de lancering van de prijs (22/11/2021) voor uw e-mailadres;
een langere periode indien de bewaring van uw persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen die aan onze instelling is opgelegd (volgens toepasselijke boekhoudwetgeving zijn we bijvoorbeeld verplicht om de factuurgegevens voor de betaling van uw reis en verblijf gedurende een bepaalde periode te bewaren; deze facturen kunnen bepaalde persoonsgegevens van u bevatten).
- Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens in elektronische indeling (e-mails, documenten, databases, geüploade batches van gegevens, etc.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie en haar contractant. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig het Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
De contractanten van de Commissie zijn gebonden aan een specifieke contractuele clausule voor de verwerking van uw gegevens namens de Commissie, en aan de geheimhoudingsverplichtingen die voortvloeien uit de omzetting van de algemene verordening gegevensbescherming in de EU-lidstaten („AVG”-Verordening (EU) 2016/679).
Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. Technische maatregelen omvatten passende acties die zijn gericht op online beveiliging, het risico van gegevensverlies, de wijziging van gegevens of de ongeoorloofde toegang, rekening houdend met de risico's die zich voordoen bij de verwerking en de aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Organisatorische maatregelen omvatten het beperken van de toegang tot de persoonsgegevens tot uitsluitend bevoegde personen die hiertoe toegang moeten hebben voor deze verwerking.
- Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze gegevens verstrekt?
Toegang tot uw persoonsgegevens wordt verstrekt aan het personeel van de Commissie dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze verwerking en aan bevoegd personeel op basis van het „need-to-know”-principe. Dit personeel houdt zich aan wettelijke verplichtingen en, indien vereist, aanvullende geheimhoudingsverklaringen.
Uw persoonsgegevens worden beschikbaar gesteld aan de volgende ontvangers:
Leden van het directoraat-generaal voor Justitie en Consumentenzaken, Non-discriminatie en Coördinatie Romabeleid
Tipik Communication Agency, een bedrijf met beperkte aansprakelijkheid naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel op de Tervuerenlaan 270, 1150 Brussel („Tipik”) en zijn personeel dat aan het project werkt (Tipik treedt op als gegevensverwerker en zal uw persoonsgegevens namens de Europese Commissie verwerken);
Twee onafhankelijke deskundigen die moeten controleren of de aanvragen in aanmerking komen en vooraf moeten beoordelen.
De EU-jury voor de prijs.
- Contactinformatie
De gegevensverantwoordelijke
Indien u uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, of indien u opmerkingen, vragen of bedenkingen hebt, of indien u een klacht wilt indienen betreffende de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neemt u dan contact op met het team dat de prijs organiseert namens het directoraat-generaal voor Justitie en Consumentenzaken, Non-discriminatie en Coördinatie Romabeleid van de Europese Commissie via de contactknop op de website voor inschrijving. Met deze knop wordt uw e-mailsoftware geactiveerd en u wordt uitgenodigd om uw opmerkingen naar een specifieke mailbox te sturen (award@eudiversity2022.eu). Wanneer u een dergelijk bericht verstuurt, worden uw persoonsgegevens alleen verzameld om te antwoorden.
Indien het team dat verantwoordelijk is voor de mailbox uw vraag niet kan beantwoorden, zal het uw bericht doorzenden naar een andere dienst. Men deelt u dan per e-mail mee aan welke dienst uw vraag is toegezonden.
De Functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie
U kunt contact opnemen met de Functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) voor kwesties met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725.
De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
U hebt het recht u te wenden tot (d.w.z. u kunt een klacht indienen bij) de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu), indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de gegevensverantwoordelijke.